Todo digital: Administración del conocimiento

 

La empresa digital

 

Los sistemas de información y la empresa digital se han desarrollado de forma paralela. Vamos camino a que toda la comunicación se transforme en digital. Veamos los cambios que han surgido a raíz de la digitalización y telecomunicaciones que han alterado el entorno de los negocios: Globalización de la economía, transformación de las economías y sociedades industriales a economías de servicio basadas en el conocimiento y la información, la transformación de las empresas comerciales, el surgimiento de la empresa digital.

 

Con documentos (imágenes, texto, audio y vídeo) en formato digital se abre un sinnúmero de posibilidades de las que carece el formato tradicional impreso y grabado. La posibilidad más sobresaliente es la divulgación, publicación a un costo reducido, la colaboración y el intercambio de documentos a través de redes, también a un costo mínimo.

 

Cambios en la empresa emergente

 

Globalización

Administración y control en un mercado global

Competencia en mercados mundiales

Grupos de trabajo globales

Sistemas de entrega globales

Transformación de la empresa

Aplanamiento

Descentralización

Flexibilidad

Independencia de ubicación

Costos bajos de transición y coordinación

Facultamiento

Trabajo colaborativo y en equipo

 

Transformación de las economías globales

Economías basadas en el conocimiento y la información

Productos y servicios nuevos

Conocimiento: un activo central productivo y estratégico

Competencia basad en el tiempo

Vida más corta del producto

Entorno turbulento

Base limitada de conocimiento de los empleados

 

Surgimiento de la empresa digital

Relaciones con clientes. Proveedores y empleados a través de medios digitales

Procesos fundamentales de negocios ejecutados a través de redes digitales

Administración digital de activos corporales clave

Percepción y respuesta rápidas a los cambios de entorno

 

Surgimiento de la empresa digital

 

El uso intensivo de la tecnología de la información en las empresas comerciales desde mediados del 90, junto con el rediseño de la organización, han creado las condiciones para un nuevo fenómeno en la sociedad industrial: la empresa totalmente digital. Se puede definir a la empresa digital mediante varias dimensiones. Una empresa digital es aquella en la que casi todas las relaciones significativas de negocios de la organización con los clientes, proveedores y empleados se realizan y controlan digitalmente. Los procesos de negocios clave se completan a través de redes digitales que abarcan toda la empresa o se enlazan con múltiples organizaciones. Los procesos de negocios se refieren a la manera especial de organizar, coordinar y enfocar el trabajo para elaborar un producto o servicio valioso. Desarrollar un producto nuevo, generar y completar un pedido o contratar un empleado son ejemplos de procesos de negocios y la manera en que las organizaciones completan sus procesos de negocios puede ser una fuente de fortaleza competitiva. Los activos corporativos clave –propiedad intelectual, competencias centrales y activos financieros y humanos –se manejan por medios digitales. En una empresa digital cualquier pieza de información que se requiera para apoyar las decisiones de negocios importantes está disponible en todo momento y lugar en la empresa. Las empresas digitales perciben y responden  a sus entornos con mucha mayor prontitud que las empresas tradicionales, lo cual les da mayor flexibilidad para sobrevivir en tiempos turbulentos. Las empresas digitales ofrecen oportunidades extraordinarias para una organización y administración global. Al agilizar y posibilitar su trabajo de manera digital, las empresas digitales tienen el potencial para alcanzar niveles de rentabilidad y competitividad sin precedentes.

 

Las empresas digitales se distinguen de las tradicionales por su casi total dependencia en un conjunto de tecnologías de la información en los aspectos de administración y organización. Para los gerentes de de las empresas digitales la tecnología de la información no es simplemente un útil instrumento, una herramienta de apoyo, sino más bien es la parte medular de la empresa y una herramienta primordial de administración.

 

Estos son los sistemas dentro de la empresa que es necesario digitalizar: sistemas de administración de la cadena de abastecimiento (buscan automatizar la relación entre proveedores y empresa, para optimizar la planeación, contratación de servicios externos, manufactura y suministro de productos y servicios); sistemas de administración de las relaciones con el cliente (intentan desarrollar una visión congruente, integrada, de todas las relaciones que la empresa mantienen con sus clientes); sistemas empresariales (conforman un sistema de información integrado a nivel empresarial para coordinar los procesos internos clave de la empresa, conjuntando los datos de manufactura y distribución, ventas, finanzas y recursos humanos); los sistemas de administración del conocimiento que buscan crear, captar, almacenar y distribuir el conocimiento y experiencia de la empresa.

 

 

La empresa digital, la economía de información e Internet

 

El correo electrónico, las comunidades virtuales, los portales y la gestión del conocimiento, van a hacer de esta, una nueva era protagonizada por la Economía Digital.

La Era del Cliente
El consumidor tiene acceso a más información que nunca y esto lo hace autónomo y protagonista de sus decisiones. El reto para las empresas no consiste ya en ganar nuevos clientes o sostenerlos, sino en demostrarles lealtad y renovar su confianza cada día. Porque en la Red, el resto del mundo está sólo a un paso.

La Empresa Digital
La Empresa Digital es la empresa del siglo XXI. Una empresa más eficaz y dinámica, que está completamente centrada en satisfacer las necesidades de sus clientes, e inclusive es capaz de adelantarse a sus demandas. Esto es posible gracias a que su adecuada dotación tecnológica le permite reducir tiempo y recursos en el desarrollo de tareas rutinarias y poco productivas y dedicarse a aquellas más estratégicas. Una Empresa Digital es la que utiliza la tecnología de la información como parte inseparable de sus procesos y en la que los integrantes comparten información permanentemente, utilizándola de manera inteligente y creativa.

Ley de Moore
Gordon Moore, uno de los fundadores de Intel, advirtió que desde hace más de medio siglo, el costo de los procesadores se reduce a la mitad cada 18 meses. Este fenómeno de crecimiento de la tecnología informática no tiene precedentes en ningún otro sector industrial. Esto permite la reducción del costo de los equipos informáticos y trae como consecuencia su rápida obsolescencia.

Ley de Metcalfe
Es el incremento que se produce en la tecnología de la comunicación en red. Cada nuevo miembro que se incorpora hace que el valor total crezca al cuadrado. Cuantos más componentes hay conectados a la red, más valioso resulta cada componente nuevo.

 

 

 

Internet llegó para quedarse. En este momento, desde ciertos puntos de vista, se trata de un canal de comunicación más y, para algunas empresas, significa sólo un modo alternativo de darse a conocer o de contactarse con sus clientes. Sin embargo, de la misma manera que para el automóvil no hay peor definición que “un carruaje sin caballos”, nada más inadecuado para explicar la red de redes que el concepto de “televisión sin cables”. Porque no se trata de un medio que suma las virtudes de la radio, el fax, el correo y el diario, sino de algo con una naturaleza muy diferente, que está revolucionando casi todos los ámbitos de las relaciones humanas y entre ellas las comerciales.

Quizá su empresa esté mirando desde afuera este fenómeno, generándole desinterés o temor. Pero no hay razones para ninguna de estas actitudes. Porque sólo con encontrar un asesoramiento adecuado, esta nueva economía puede dejar de ser un hecho indiferente o amenazador para resultar una verdadera chance para el despegue. Cada día que se adelante esta decisión, será capitalizado como una ventaja frente a la competencia.

eCommerce:
Es el uso de la tecnología de redes y bases de datos para realizar transacciones comerciales con empresas o con consumidores finales.

Su efecto neto es el cambio en la definición de “Valor Agregado al Cliente” en varias dimensiones:

  Velocidad en la entrega

  Comodidad

  Personalización del producto

  Precio

eBusiness:
Es la fusión de procesos de negocio, aplicaciones integradas (incluida la de eCommerce) y estructuras organizacionales necesarias para crear un modelo de negocio que sea de alta performance. Es una forma de hacer negocios que cambia las relaciones con sus clientes, proveedores y su personal, usando tecnología de red.


Qué nos permite el eBusiness

• Extender el alcance de la empresa
• Crear lealtad con el consumidor
• Crear mejores relaciones de negocio
• Trabajar con clientes y proveedores en equipo
• Compartir conocimientos e información
• Brindar servicio las 24horas, los 7 días de la semana.

Oportunidades para una empresa funcionando:
eBusiness le permitirá entrar en nuevos mercados y posicionarse en su mercado existente. Tendrá la herramienta fundamental para aplicar su conocimiento del negocio con el objeto de potenciar a niveles insospechados su capacidad de trabajo.

Oportunidades para un nuevo proyecto:
ebusiness le permitirá a un emprendedor generar valor desde una idea, utilizando los distintos recursos de tecnología de red, combinados con factores claves de éxito.

 

Gestión de una empresa digital

La aparición de Internet favoreció la creación de cantidades inmensas (en el estado español, de cantidades irreales) de servidores de la red. Estamos pues ante la primera manifestación del vínculo entre Internet y empresa.

Por otra parte, surgieron pequeñas empresas que se arriesgaron a dar servicios para incluir webs en la red. En una época en la que no se sabía qué era Internet ni para qué servía, la actividad principal de dichas empresas consistía en informar y dar a conocer las ventajas que aportaba estar en la telaraña digital.

Con el tiempo, han ido apareciendo cada vez más empresas (muchas de ellas de comunicación) que ofrecen la posibilidad de crear webs para las empresas líderes (mundiales, estatales, nacionales o incluso locales). Estas nuevas empresas que montan páginas web pueden ser de dos tipos: empresas informáticas, que ofrecen diseños espectaculares, y empresas de comunicación que proporcionan una racionalización de los datos.

Así, las empresas pueden crecer sin límites. Para crecer no necesitan más metros cuadrados de fábrica, sino más conocimiento. Igualmente, los fabricantes y proveedores de servicios pueden recopilar la información sobre clientes y utilizarla para proporcionarles exactamente lo que desean.

En este sentido, los canales virtuales pueden utilizarse para buscar fuentes de productos y servicios para promocionar, vender y dar soporte a los mismos. Es, así, más rápido y barato que investigar si la expansión es una buena idea.

Como todos saben, las empresas informáticas fueron las primeras en destacar. Sin embargo, cada vez se ha hecho más patente que los consumidores se fijan antes en la información que pueden obtener de las páginas que visitan que en su diseño. Un diseño sofisticado que no aporta ningún tipo de información hace perder el interés por repetir la visita a una página.

Proyecto

Un Proyecto Informático lo componen un conjunto de tareas independientes cuyo objeto es la realización de un software que automatice el sistema de Información requerido por el usuario.

Un proyecto nace a partir del momento en que se formulan sus necesidades. La persona que se vaya a encargar de su dirección tiene el deber de estudiarlas con los usuarios (clientes) y hacer el estudio de viabilidad en sus dos principales vertientes:

* Técnica
* Económica

Se debe llevar a cabo una previsión para realizar la determinada aplicación de software en una fecha prevista y ponerlo en marcha con recursos limitados tales como materiales, programas y personas que no posean necesariamente ni el mismo lenguaje ni los mismos objetivos laborales.

Las razones del fracaso de un proyecto informático, aparte de las citadas en las archifamosas leyes de Murphy, son:

* Ausencia del estudio de viabilidad para ajustarse a unas necesidades claramente explicitadas y comprendidas.
* Especificaciones vagas, incompletas o incluso cambiantes.
* Falta de utilización de herramientas adecuadas para poder validar el comportamiento del sistema en el futuro, donde es necesario disponer de una buena herramienta de simulación.
* Mala estimación de costes.
* Reparto inadecuado de las tareas entre los miembros del equipo.
* Ausencia o mal seguimiento que se llevan a cabo en momentos inoportunos o que no se ajustan a la realidad.

 Ante este sombrío panorama no debemos desanimarnos ya que se puede tener la falsa impresión de que el más mínimo error nos va a llevar al fin prematuro del proyecto.

Afortunadamente, esto es solo una impresión (presuponer de antemano lo que va a ocurrir), pero existen técnicas para llevarlo a buen puerto y es conveniente que al realizarlo por primera vez éste sea supervisado por una persona experta, que debe comprobar que se van cumpliendo todas y cada una de las etapas.

Todo ello es muy subjetivo porque también hay que contar con la preparación de la persona que lo vaya a desarrollar, así como una serie de cualidades que no voy a acometer en estos momentos, ya que no es el propósito que se persigue con este articulo.

Más bien se trata de proveer de las técnicas o conocimientos de base indispensables para dirigir un proyecto informático (este término esta utilizado para reducir el campo sobre el tema que se toca).

Un proyecto consta de varias fases básicas, desde que se lanza y formaliza la idea de automatización (se le designa con el nombre de informatización) hasta su implantación.

Así pues, es de notar que las empresas de comunicación que ofrecen la posibilidad de crear webs desempeñarán un trabajo cada vez más importante. Por eso tienen que mantenerse a la altura e intentar que las empresas de otros sectores no les adelanten. Vamos a poner unos ejemplos.

Ahí está Barcelona Emprén tiene un capital inicial dispuesto a ser invertido de 1000 millones. Barcelona Emprén se fundó pensando en el mercado que hay en el mercado para las pequeñas empresas (empresas que facturan menos de 300 millones al año) que tienen problemas de financiación. Barcelona Emprén ha invertido en unos 30 proyectos, en cada uno ha puesto de 10 a 20 millones de pesetas en un período de unos 2 ó 3 años. Sus promotores entienden que el  ‘Capital riesgo’ es una inversión no permanente en una empresa a recuperar con unos beneficios que dependen de la plusvalua. No es una subvención ni un crédito. Además, es una inversión que puede aportar intangibles: "contactos, rigurosidad en la gerencia".Barcelona Emprén busca empresas que ya estén funcionando, quieren que tengan un plan de acción ya establecido (aunque hay que dejar claro que todos los planes varían sobre al marcha).

En Barcelona Emprén, a la hora de arriesgarse en una empresa, se fijan en:

1.    el equipo que dirige la empresa (carácter, experiencia y capacidades personales)

2.    la viabilidad técnica del proyecto

3.    la posibilidad de que haya mercado para el proyecto

4.    los planes de futuro de la empresa

5.    el soporte documental (hay que preparar un buen plan de negocio que contemple las diferentes etapas de la empresa)

6.    grado de compromiso personal de los empresarios con el proyecto

Sus promotores dejan claro que cuando se establece una relación entre el capital riesgo y las empresas, el emprendedor pierde poder, ya que la empresa de capital riesgo sigue sus inversiones muy de cerca. Así, podemos encontrar la figura del ‘Business angel’: personas particulares con dinero dispuestos a invertir y que han sido ejecutivos de empresas consagradas y de un sector específico.

Los planes de negocio obligan a los emprendedores a pensar deforma estratégica (algo fundamental en Internet, donde todo es nuevo y futuro). Un buen negocio con un mal equipo no funciona. El equipo es fundamental. El emprendedor ha de pensar como accionista y como gestor.

CONTINÚA

Referencias

Cómo construir la empresa digital

Programa y administración de la empresa digital

Empresa tradicional y empresa digital

La empresa digital

 

 

 

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