Merge

 

Integración de campos de una base de datos

 

El Merge consiste en la integración y manipulación de campos de una base de datos (archivo “Data Source”) en un documento principal (archivo “Main Document”) cuyo producto es la impresión o un documento nuevo con la información sacada de los récords de la base de datos.

Presentación (.pps)

 

 

Aunque el programa Word sea un procesador de palabras, éste provee las herramientas necesarias para generar una base de datos, de igual forma que se genera en un programa de bases de datos, como Access.

 

Antes de utilizar el Merge se requiere diseñar y crear una base de datos en Excel o en Word, utilizando la herramienta de la tabla. Como Excel consiste en una tabla predeterminada, no hay que crearla.  Haremos la base en Excel y el proceso y output en MS Word.

 

La base de datos responde a la estructura IPO de la computadora y a la teoría empírica del conocimiento.

 

El procedimiento para el insumo y el producto de la base de datos sigue esta misma estructura:

 

  1. Creación de la base de datos y entrada de datos. Cada base consta de una tabla.
  2. Procesamiento de los datos entrados.
  3. Reproducir el resultado de los datos procesados.

 

Input (Insumo)

Proceso

Ouput (Producto)

Entra datos en la base de datos

(Documento hecho en Word o Excel que contiene la base de datos)

Procesa los datos entrados en la Base (Documento Principal hecho en  Word)

Reproduce el resultado de los datos procesados (Documento final para imprimir o enviar por email).

 

A. Input - Crea una base de datos (Data Source) en Excel o en Word

 

El elemento nuclear de la base de datos es el campo (celda que contiene un dato numérico o alfanumérico) y el récord que consta de campos (equivalente a una tarjeta acumulativa).

 

La tabla consta de columnas y filas. La columna representa el campo y la fila el récord. El título de la columna representa el nombre del campo. La base de datos tiene tantos récords cuantas filas (menos la primera fila que representa el nombre de los campos), y el récord tiene tantos campos cuantas columnas.

Excel o Word

La base de datos puede hacerse tanto en la tabla de Word como en la hoja electrónica de Excel. No hay diferencia significativa entre una tabla y otra cuando se trata de una sola base de datos (una sola tabla) y ésta no tiene más de 20 campos. Cuando se hace en Word, se recomienda el Page Setup/Landscape y el tamaño 8 de letra.

 

Pero si la base de datos consta de más de una tabla, o si alguna de éstas tiene más de 20 campos, entonces la opción óptima es Excel.  Las ventajas más importantes de hacer una base de datos en Excel consiste, primero, en que el ancho de la tabla prácticamente no tiene límites, y segundo, que con un solo archivo pueden hacerse varias bases o tablas, una base en cada Hoja o Sheet. Por ejemplo: una base de datos para estudiantes (Sheet1), otra para empleados (Sheet2), otra para profesores (Sheet3), etc. Recomendamos Excel.

 

Base en Excel

 

  1. Abre Excel
  2. Escribe en la primera fila los nombres de los campos apropiados al sector o grupo (Maestro, Estudiante, Empleado). Ejemplo: en A1 Titulo, en B1 Nombre, en C1 Apellidos, etc.
  3. Entra la información de los primeros 10 récords (fila 2 hasta la fila 11).

  1. Cambia el nombre de la hoja  por el de Maestros: Haz Clic con el botón derecho del ratón sobre Sheet1  y elige Rename.  Escribe Maestros
  2. Repite el mismo procedimiento en el Sheet2,  Sheet3… para los otros sectores o grupos de la escuela. Para la creación de estos sectores restantes, puedes reciclar la mayor parte del contenido del Sheet1 copiando esta hoja y nominándola con los nombres de Estudiantes, Empleados, etc.
  3. Guarda el archivo con el nombre base en una carpeta nueva llamada Base de Datos.

 

Haz clic aquí para crear un Formulario en Excel para entrar datos.

Si observas bien, podemos tener varias bases de datos integradas en un solo archivo.

 

Base en MS Word

 

  1. Abre un documento en blanco en Word. Si lo haces en Word, cambia los márgenes y la orientación del documento en el Page Setup para aumentar la capacidad de campos: File/Page Setup
  2. Diseña y crea la Base de Datos (Data Source) mediante una tabla con los títulos de los campos como la que aparece a continuación:

 

Titulo

Apellido

Nombre

Direccion1

Direccion2

ZC

Pueblo

Salario

Telefono

Promedio

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El número y nombre de los campos deben responder al uso presente y futuro de la base de datos. No obstante, pueden ampliarse más campos (columnas) si fuera necesario en cualquier momento.

 

  1. Entra seis registros (récords). Tienes dos métodos para entrar datos en Word:

§  la tabla.

 

Titulo

Apellido

Nombre

Direccion1

Pueblo

ZC

Salario

Telefono

Promedio

Srta.

Quilés

Inés

HC 03 Box 4356

AGUADA

00602

3522

868-4255

3.2

Sr.

Rodríguez

Juan

Calle Luna 34

AGUADILLA

00603

1500

 

2.00

Dra.

Santos

Isabel

Box 548

MOCA

00605

4687

 

4.00

Sra.

Bonet

Carmita

HC 02 Box 5674

RINCÓN

00677

3002

823-5555

 

Ing.

Orsini

Pedro

Box 879

MOCA

00605

1800

 

 

Srta.

Avilés

Miriam

Calle Oeste 78

AGUADILLA

00603

5700

 

 

§  el formulario (Form). Te recomiendo el formulario:

 

Para recuperar el formulario: 1) saca la barra de la Base de datos (View/Toolbar/Database), 2) coloca el cursor en cualquier celda de la tabla creada, y 3) haz un clic en Data Form  (primer botón de la barra).

 

image003

 

Mediante las herramientas de Database puedes administrar campos (añadir y quitar columnas), añadir y eliminar registros (filas), y muchas otras cosas más. Explóralas y utilízalas.

  1. Guarda el archivo con el nombre de base_datos.

 

 

B. Proceso y C. Output – Procesamiento de los datos  (Main Document)

y  Producto

 

Haremos estos dos pasos en MS Word. Tratamos estos dos pasos en una sola sección por estar integradas las herramientas de ambos pasos en una sola barra. La mayoría de las herramientas de esta barra corresponden al procesamiento y a la parte lógica de la base de datos. La herramienta Insert Word Field aplica la lógica avanzada. Las últimas 4 herramientas tienen que ver con el Output, conocido también como Producto o Informe (Ver la siguiente gráfica).

 

El Documento principal (Main Document)

 

Se entiende por Documento Principal a una página master o plantilla que contiene algunos (o todos) de los campos de una base de datos “Data Source”, enténdase de una Tabla. El diseño de esta página (documento principal) varía de acuerdo al contenido, ya sea un informe, una carta, etiquetas, sobres, etc. Se llama principal porque es el documento lógico o aquel que procesa, ejecuta, llama y trae el contenido de los campos de la base al documento. Este documento debe guardarse siempre.

image009

 

Hay varios tipos de Documento Principal, los necesarios para la administración de cualquier oficina. Trabajaremos el Informe (Directory), etiquetas (Labels), Sobre y Cartas (Letters). El tipo “Normal Word document” es la plantilla genérica que se adapta a cualquier otro diseño original que no esté incluido en los anteriores. Empecemos por el Informe o Directory.

 

El proceso es lógico y simple: a) Se elige y calibra  el tipo de documento principal deseado (Main Document Setup); b) Se abre (se apunta hacia) el archivo que contiene la base de datos (Open Data Source); c) Se insertan los campos necesarios que contiene la base de datos (Insert Merge Fields); y d) Se reproduce el Producto (Output) en: Nuevo Documento (editable), Impresora, Email, etc. (Merge to New Document-2003, Finish & Merge-2007, etc.)  Existen herramientas para cada etapa de este proceso, explóralas.

 

Para trabajar estas etapas con Office 2007 haz clic aquí.

 

El Informe o Directory

 

Imagínate que el jefe te pide un informe que contenga el nombre, la dirección y el teléfono de los 1,200 empleados para entregárselo en cinco minutos (a una secretaria del Dpto. de Educación le llevó 2 días de trabajo realizar esta misma tarea).

1. Main Document Setup

 

a)        Abre un documento en blanco y activa la barra de herramientas del Merge si no lo estuviera (View/Toolbars/Mail Merge).

 

Aparece la barra del Merge:

 

------------------------------------------------Procesamiento----------------------------------

---------Output-------

image008

 

 

b)        Haz un clic en la primera herramienta image011  Main Document Setup, selecciona Directory/OK.

 

c)        Crea una tabla de una fila y cuatro columnas.

 

 

 

 

 

 

2. Open Data Source image013

 

d)        Abre el archivo que contiene la base de datos con la herramienta Open Data Source (la segunda) image016. Recuerda que la base puede ser un archivo de Excel o de Word. Si es de Excel, tienes que elegir además la Tabla o Sheet que contiene la base.

e)        Coloca el cursor en la primera celda.

 

3. Insert Merge Fields

 

f)         Haz un clic en la herramienta Insert Merge Field, selecciona el campo Nombre y da un clic en Insert.

g)        Coloca el cursor en la segunda celda, selecciona el campo Direccion1 y da un clic en Insert.

h)       Repite el mismo procedimiento en las otras dos celdas integrando los capos de Direccion2 y Telefono respectivamente.

i)         Una vez integrados los campos necesarios, cierra la caja de diálogo Insert Merge Field.

 

<<Nombre>>

<<Direccion1>>

<<Direccion2>>

<<Telefono>>

 

Expresiones condicionales: image017

image019

 

Utiliza expresiones condicionales que aparecen en el menú Insert Word Field: If... Then... Else, Next Record If..., Skip Record If...

 

Por ejemplo: con Skip Record If… puedes eliminar a las personas que tienen un pago menor de (Less than) $100:

image020

De la misma forma puedes eliminar clientes con determinado ZipCode, de determinado pueblo, etc. etc.

Fórmulas en el documento principal del informe

 

Imagínate que en una base de datos tienes el salario mensual, pero no el salario anual. ¿Cómo reproducir el salario anual en el informe? Muy sencillo: a) Hagamos una tabla de 4 columnas y 1 fila, b) incorporemos los campos (Nombre, SeguroSocial, SalarioMensual) de la base, insertemos la fórmula correspondiente en la última celda de la tabla.

 

<<Nombre>>

<<SeguroSocial>>

<<SalarioMensual>>

$   0.00

 

1.     Coloca el cursor en la última celda.

2.     Pulsa Table/Formula

3.     Escribe y determina lo que aparece en la parte inferior.

image022

Para comprender la fórmula, imagínate que estás en Excel. Cada campo tiene una dirección: A1, B1, C1, etc. Cuando reproduces el documento principal, la computadora hará el cálculo por ti.

 

Eso es todo. Practica otras fórmulas.

 

Nota: Pueden eliminarse los bordes de la tabla; como también puede prescindirse de la misma, precediendo a cada campo un <TAB> y al final de la línea un <ENTER>

 

 

 

4. OUTPUT

 

j)         Output. En la última sección de la barra de herramientas aparecen 4 tipos de output. Probemos con el output del Nuevo Documento: Merge to New Document image025 (Explora el rfesto de outputs).

k)        Guarda ambos archivos (el principal y el output). Si todo está bien, (1) guarda el archivo del Documento principal como main_nombre del informe en la carpeta Base de Datos;  (2) guarda el Output en la misma carpeta con el nombre output_nombre del informe.

 

Mejorando el resultado

ü   Al correr el Merge to New Document, el Informe aparece de esta forma:

 

 

Inés

HC 03 Box 4356

AGUADA

868-4255

Juan

Calle Luna 34

AGUADILLA

 

Isabel

Box 548

MOCA

 

Carmita

HC 02 Box 5674

RINCÓN

823-5555

Pedro

Box 879

MOCA

 

Miriam

Calle Oeste 78

AGUADILLA

 

 

ü   Hay que integrar un encabezamiento en el informe.

 

Nombre

Dirección

Teléfono

SS

Inés

HC 03 Box 4356

AGUADA

868-4255

Juan

Calle Luna 34

AGUADILLA

 

Isabel

Box 548

MOCA

 

Carmita

HC 02 Box 5674

RINCÓN

823-5555

Pedro

Box 879

MOCA

 

Miriam

Calle Oeste 78

AGUADILLA

 

 

ü   Imprime o envía por email el resultado del Merge.

 

Mientras el Documento Principal tiene una línea o fila, el documento que resulta del Merge puede tener cientos de líneas o filas, tantas como récords. Este documento puede guardarse, pero no es necesario, siempre y cuando se mantengan guardados el documento principal y la base de datos.

 

 

Repite el procedimiento anterior para el resto de Documentos Principales. Veamos.

 

Carta

 

Abre un documento nuevo en Word y repite el mismo procedimiento anterior del Informe. En lugar de un informe vas a crear, a partir de la letra c), la carta que se presenta a continuación. Integra los campos de la misma base de datos en su lugar correspondiente. Puedes optar por otro diseño de carta con los mismos campos u otros que contenga la base de datos.

 

·         Abre un documento nuevo en Word y repite el mismo procedimiento anterior del Informe. Sustituye en la letra b) el documento Directory por el el de Letters.

 

Para crear el documento principal o master de la carta, utiliza la caja de diálogo de la herramienta Main Document Setup/Letters, en Office XP.

 

·         Escribe e Integra los campos de la misma base de datos en el lugar correspondiente mediante la herramienta Insert Merge Field. Puedes optar por otro diseño de carta con los mismos campos u otros que contenga la base de datos. Recuerda que para integrar los campos al documento principal debe estar abierto el archivo base (“Data Source”) que contiene dichos campos. (Si tienes dudas, repasa el procedimiento del Informe, letras f, g, h, i).

 

 

 

<<Titulo>> <<Nombre>> <<Apellido>>

 

 

Estimado(a) <<Apellido>>:

 

 

El negocio de <<Tienda>> que usted supervisa ha vendido la cantidad de $ <<Ventas>>  durante las dos últimas semanas.

 

 

Atentamente,

 

 

 

El Gerente

 

 

·         Output. Repite el procedimiento de las letras j y k.

 

image028Sobre

 

Recuerda que para integrar los campos al documento principal debe estar abierto el archivo base (“Data Source”) que contiene dichos campos.

 

Para crear el documento principal o master del sobre, en la caja de diálogo de la herramienta Main Document Setup.

  • Selecciona Envelopes.
  • Presiona OK
  • Escribe el Remitente en la parte superior izquierda.
  • Integra los campos correspondientes a la dirección en el Text Box que aparece en la parte central del sobre.

 

Finalmente corre el Merge con la herramienta Merge to New Document.

 

Etiquetas (Labels)

 

  1. Haz un clic en el la herramienta Main Document Setup de la barra del Merge.
  2. Elige el tipo Labels.

image036

  1. Selecciona la compañía y el número de producto (asegúrate que coincide con el papel de etiquetas que tienes en tu poder o que vas a comprar).
  2. Incorpora en su lugar los campos apropiados en la primera etiqueta del documento.

«Nombre» «Apellido»

«Direccion1»

«Direccion2»

 

 

 

 

  1. Haz un clic en la herramienta Propagate Labels image038 para pegar los campos llamados.

 

«Nombre» «Apellido»

«Direccion1»

«Direccion2»

 

 

«Next Record»«Nombre» «Apellido»

«Direccion1»

«Direccion2»

 

 

«Next Record»«Nombre» «Apellido»

«Direccion1»

«Direccion2»

 

 

  1. Ejecuta el Merge.